Руководство по качеству для поставщиков

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ


 


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

СТП 32-2019

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ


                                                                                  Дата введения __    .02.2019г.

                                             

      

                                                 ПРЕДИСЛОВИЕ

        1.Разработан ОАО " Лидский завод электроизделий "

     2. Утвержден и введен в действие приказом

         от "     "          02         2019 г     № 32-2019

 


С О Д Е Р Ж А Н И Е

 

1. Цель................................................................................................................................... 3

2. Область применения........................................................................................................ 3

3. Термины............................................................................................................................ 3

4. Нормативные ссылки...................................................................................................... 3

5. Сокращения...................................................................................................................... 4

6. Общие положения........................................................................................................... 4

7. Описание процедуры..................................................................................................... 4

7.1 Оформление заявки....................................................................................................... 4

7.2 Требования к договорам на поставку.......................................................................... 4

7.3 Оформление договоров................................................................................................ 5

7.4 Решение спорных вопросов в области качества........................................................ 7

8 Ответственность............................................................................................................... 8

Приложение Б Образец договора на закупку материалов и комплектующих........... 10

Настоящее «Руководство по качеству для поставщиков» определяет процедуру закупки и устанавливает порядок заключения и оформления договоров на поставку материалов, комплектующих изделий.

____________________________________________________________________________________________________________________

1. Цель.

Обеспечить производство качественными материалами и комплектующими согласно конструкторской и технологической документации.

 2. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на процедуру закупки материалов и комплектующих для основного производства.

Стандарт организации обязателен для специалистов, участвующих в данной процедуре.

 3. Термины

Заказчик – юридическое лицо, заключающее договор с поставщиком на поставку продукции к потребителю.

Поставщик – организация или лицо, предоставляющие продукцию.

Входной контроль – контроль продукции поставщика, поступившей к потребителю или заказчику, предназначенной для использования при изготовлении, ремонте или эксплуатации продукции.

Дефект – невыполнение требования, связанного с предполагаемым или установленным использованием.

Контроль – процедура оценивания соответствия путём наблюдения и суждений сопровождаемых соответствующими измерениями, испытаниями и калибровкой.

 4. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

Гражданский кодекс РБ.

«Положение о приемке товаров по количеству и качеству», утверждено Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03 сентября 2008г. №1290.

 Положение "О поставках товаров в Республике Беларусь", утвержденное постановлением Кабинета Министров РБ №444 от 08.07.1996г.

 Указ Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006г. №529 "О государственных закупках".

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07 декабря 2006г. №1632 "О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006г. №529".

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29 декабря 2007г. №1894 "О некоторых вопросах закупок товаров (работ, услуг).

 Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15 марта 2012 года №229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств»

 

СТП 14-2014 "Порядок оформления разрешения на изготовление изделий с отступлением от требований технической документации".

СТП 16-2014 «Порядок утверждения образца-эталона на детали».

СТП 24-2012 "Положение о входном контроле качества материалов и комплектующих изделий".

Если ссылочные ТНПА заменены (изменены), то следует руководствоваться замененными (измененными) ТНПА.

 

5. Сокращения.

ОМТС – отдел материально-технического снабжения;

ОГТ – отдел главного технолога

ОГК – отдел главного конструктора

БТК – бюро технического контроля

ТМЦ – товарно-материальные ценности

ТД – техническая документация

ТНПА – технический нормативный правовой акт;

 6. Общие положения.

Закупка материалов и комплектующих в организации осуществляется по договорам в соответствии с потребностью согласно плану выпуска продукции.

В целях обеспечения качества закупаемых материалов и комплектующих в договоре указывают

-       требования к качеству закупаемых материалов и комплектующих, при необходимости дополнительные требования к ним;

-       требования по наличию документов, подтверждающих качество данной продукции;

-      ответственность и меры при поставке некачественной продукции.

При наличии разногласий по некоторым пунктам договора составляется протокол разногласий и (или) протокол урегулирования цен.

Правом подписания договоров пользуются:

-     директор организации;

-    заместитель директора по коммерческим вопросам;

-    главный инженер организации.

Подписанный договор с учетом протокола разногласий, отправляется поставщику на доработку или подписание.

 

7. Описание процедуры

 

7.1 Оформление заявки

        На основании плана производства, утвержденного руководителем организации, ОМТС производит расчет потребности в материалах и комплектующих, после чего, учитывая остатки материалов и комплектующих на складах УТиЛ и цехах завода, определяется дефицит в материалах и комплектующих.

 Начальник ОМТС определяет исполнителя по закупке каждого вида материалов и комплектующих.

 7.2 Требования к договорам на поставку

7.2.1 В обязательном порядке рамочный договор должен содержать следующую информацию:

-        дата и место заключения договора;

       -   цель приобретения товара;

-   наименование товара или ссылка на спецификацию (рамочный договор), где указано наименование товара;

-    обозначение стандарта, требованиям которого должен соответствовать товар;

-        наименование документа, удостоверяющее качество товара;

-        условия расчета и поставки;

-        валюту платежа;

-        состояние поставки или другую информацию о закупаемой продукции;

-        сроки поставки товара;

-        ответственность сторон;

-        форс-мажорные обстоятельства;

-        порядок разрешения споров;

-        наименование, юридические адреса и банковские реквизиты сторон;

-     при изготовлении товара по ТУ включать обязательство поставщика о передаче экземпляра ТУ до начала поставки или с первой поставляемой партией товара;

-   при отсутствии нормативного документа на товар - предоставление образцов-эталонов до начала поставки или с первой поставляемой партией товара (образцы-эталоны согласовываются с двух сторон согласно СТП16);

-   документ подтверждающий качество товара: сертификат соответствия (если он подлежит сертификации) или декларацию (если он подлежит обязательному декларированию);

-   документ производителя, подтверждающий приемку данной продукции по качеству (для продукции, произведенной в СНГ);

-   приемка продукции производится в соответствии с «Положением о приемке товаров по количеству и качеству» от 03.09.2008 №1290. При необходимости можно указать в договоре, где производиться приемка (не допускать ущемления прав ОАО «Лидский завод электроизделий»);

-      гарантийные обязательства, ответственность поставщика за поставку некачественной продукции: кто, за чей счет, и в какие сроки меняет некачественную продукцию. Ответственность за превышение установленных сроков;

-   предусмотреть компенсацию понесенных организацией убытков, в случае поставки некачественной продукции.

Образец оформления договора приведен в приложении Б.

7.2.2 В договоре на поставку продукции одной партии должна содержаться информация, перечисленная в пункте 7.2.1 и дополнительно количество и цена поставляемой продукции.

 7.3 Оформление договоров.

7.3.1 Все проекты договоров, поступившие по почте, регистрируются секретарем приемной руководителя в журнале в день поступления договора и не позднее суточного срока с момента получения вручаются ОМТС под расписку.

Исполнитель должен истребовать у поставщика (продавца) следующие документы:

-    копию свидетельства о гос. регистрации,

-    копию устава (лист №1, лист, где прописан юридический адрес или лист с печатью организации),

-   копию документа, подтверждающего право подписи договора (доверенность, протокол и т.п.)

7.3.2 Исполнитель изучает проект рамочного договора, производит его регистрацию у юрисконсульта, оформляет маршрутный лист к договору согласно приложения А. На основании раздела 7.2 оформляет (при необходимости) протокол разногласий к договору.

При закупке материалов и комплектующих не соответствующих ТД, исполнитель оформляет разрешение на временную замену согласно СТП 14. Разрешение подписывается и утверждается до поставки продукции по заключаемому договору.

7.3.3 Спецификация к рамочному договору и договор на поставку продукции одной партии оформляется и визируется также как и рамочный договор в соответствии с требованиями СТП.

7.3.4 Рамочный договор и спецификация (договор на поставку одной партии продукции) завизированные исполнителем, вместе с маршрутным листом (приложение А) передается для анализа и визирования руководителям подразделений в следующий последовательности:

Начальник ОМТС (в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности начальника)

-        проверяет отсутствие с позиций своего подразделения препятствий для его исполнения;

-        экономическую целесообразность выбора данного поставщика;

-        соответствие условий договора действующим нормативным актам (раздел 4).

-        выполнение требований п.7.2, документов указанных в п.7.3.1

Начальник ПЭО

- проводит анализ цен по покупным изделиям и комплектующим и их влияние на цену продукции организации;

Главный бухгалтер или его заместитель

-        проверяет правильность заполнения платежных реквизитов;

Главный конструктор

-              проверяет соответствие закупаемых комплектующих и материалов КД и их качество.

Главный технолог

-               проверяет правильность закупки материалов.

Начальник БТК

-       проверяет наличие в договоре и приложениях к нему условий, обеспечивающих приобретение качественных материалов и комплектующих;

Юрист кадрово-юридического отдела

-                     визирует договора последним;

-                     проверяет наличие всех необходимых реквизитов договора и документов к нему;

-                     осуществляет экспертную оценку договора;

-                     проверяет соответствие условий договора нормам действующего законодательства;

-                     производит регистрацию договоров;

-                       составляет протокол разногласий (при необходимости) с учетом замечаний и предложений вышеуказанных должностных лиц отделов.

При наличии существенных неустранимых замечаний визирующее лицо указывает их в маршрутном листе или на отдельном листе, прилагаемом к проекту договора.

Окончательное решение по существу имеющихся замечаний принимает лицо, подписывающее договор.

7.3.5 Правом подписания договоров пользуются:

- директор

- зам. директора по коммерческим вопросам

-    главный инженер

-    начальник производства

-    начальник ОМТС (договора на закупку сырья и комплектующих).

7.3.6 Отправку документов поставщику выполняет ответственный исполнитель ОМТС.

7.3.7 Подписанный договор хранится в ОМТС, где ответственный исполнитель на протяжении всего срока действия договора ведет учет реализации условий договора. Договор должен храниться не менее 3х лет с момента исполнения последнего обязательства по нему.

На договорах, действие которых продлено, должна быть отметка: «Договор продлен», подпись исполнителя и дата.

 7.4 Решение спорных вопросов в области качества

7.4.1. В договоре на поставку продукции указывается согласованный между заказчиком и поставщиком продукции порядок решения спорных вопросов.

7.4.2. Порядок предъявления претензий к поставщику по СТП 24.

7.4.3. При поступлении в организацию протоколов разногласий, дополнительных соглашений к договорам, ОМТС рассматривает их совместно с юристом кадрово-юридического отдела, который готовит протокол урегулирования разногласий. Далее исполнитель действует согласно разделу 7.3.

Исполнитель обязан организовать разрешение возникших разногласий в 20-дневный срок с момента получения протокола разногласий, либо дополнительного соглашения. При не достижении согласия, договор считается незаключенным, о чем исполнитель сообщает контрагенту.    

 8 Ответственность

 Главный конструктор отвечает за:

-           соответствие обозначений указанных в ТД требованиям ТНПА;

-           полноту контрольных операций обеспечивающую требуемый уровень качества комплектующих изделий;

-           своевременное внесение изменений в перечень входного контроля по комплектующим.

Главный технолог отвечает за:

-             объем входного контроля материалов, заложенных в технологической документации;

-           своевременную и точную разработку норм расхода материалов;

-          своевременное внесение изменений в перечень входного контроля по материалам.

Начальник УТиЛ отвечает:

-      организацию складирования, хранение продукции, ее идентификацию;

-      наличие документов на поставляемую продукцию (сертификат, накладная и др.);

Начальник ОМТС отвечает за:

-        своевременное оформление договоров (заявок и спецификаций к рамочным договорам) на закупку материалов и комплектующих изделий, соответствующих требованиям ТД и ТНПА;

            - своевременное оформление разрешения на временную замену, в случае поставки продукции с отклонениями от установленных требований в ТД;

-        оперативное решение вопроса с поставщиком, при поставке несоответствующей продукции.

Начальник БТК отвечает за:

-        качество проведенного входного контроля;

-        достоверность результатов контроля;

-        правильное оформление документов контроля.

 Руководители структурных подразделений (согласно п.7.3.4) отвечают за:

-        полноту анализа и проработки коммерческого предложения;

-        соответствие его экономическим интересам организации;

-        достоверность представленных сведений;

-        за исполнение заключенного договора.

Исполнитель договора отвечает за оформление в соответствии с СТП:

-          заявки на закупку материалов и комплектующих;

-        договора на закупку конкретной партии материалов и комплектующих;

-        рамочного договора на закупку материалов и комплектующих и спецификации к нему;

-        контроль исполнение договора;

-        своевременный возврат контрагенту документов;

-        хранение всех документов по договору согласно п.7.3.7;

-        соответствие закупаемой продукции указанной в ТД на изделие.

   

Приложение Б Образец договора на закупку материалов и комплектующих.

 

ДОГОВОР № ____

г. Лида                                                                                                                      «__» ______ 20    года

       _________________________________________________________________, именуемое далее

«Поставщик», в лице _________________________________________, действующего на основании _________________________________________________________, с одной стороны, и Открытое акционерное общество «Лидский завод электроизделий», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице _______________________________________________________, действующего на основании доверенности №         от        15г.,   с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1.Поставщик на основании заявки Покупателя обязуется передать в собственность Покупателя, а Покупатель оплатить и принять принадлежащий Поставщику товар в ассортименте, количестве и по ценам, указанным в спецификациях, счет-фактурах, которые являются неотъемлемой частью настоящего договора и оформляются на каждую партию поставки в течение действия договора.

1.2.Покупатель приобретает товар для собственного потребления.

 2.Качество товара

2.1. Качество, комплектность, упаковка, маркировка товара должны соответствовать ГОСТ, (ТУ), стандартам производителя или утвержденному образцу-эталону. Качество товара подтверждается сертификатом соответствия или паспортом о качестве.

2.2. Гарантийный срок на поставляемый товар составляет ______________.

2.3. Порядок и сроки приемки товара определяются «Положением о приемке товаров по количеству и качеству», утвержденным Постановлением СМ РБ № 1290 от 03.09.2008г.

2.4. В спецификации на поставку для каждой единицы поставляемой продукции указывается обозначение нормативного документа (ГОСТ, ТУ) на продукцию.

2.5. В случае, если поставляемая продукция изготовлена по ТУ, экземпляр ТУ должен быть передан Покупателю до начала поставки этой продукции.

2.6. В случае выявления в течении гарантийного срока скрытых дефектов продукции, получения претензий от потребителей продукции, Покупатель направляет уведомление Поставщику о вызове представителя для выяснения причин выхода из строя товара. В случае, если представитель Поставщика не является по вызову, то Покупатель составляет акт о выявленных дефектах в одностороннем порядке, который является обязательным для исполнения Поставщиком. В данном акте Покупатель предусматривает требования, предусмотренные пунктом 5.3. или пунктом 5.6. настоящего договора.

 3. Цена, валюта и условия расчёта

3.1. Цена на поставляемый товар сформирована на основании тендерного предложения Поставщика от _______________ и остается неизменной в течении действия настоящего договора.

3.2. Валюта расчетов: рубль РБ.

3.3.Ориетировочная стоимость товара, подлежащего поставке по настоящему договору, определяется на основании ТТН на каждую отгрузку.

3.4.Форма оплаты – безналичный расчет на расчетный счет поставщика.

3.5. Условие оплаты – Покупатель оплачивает поставленную в его адрес продукцию в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента получения продукции.

 4. Условия поставки товара

4.1.Доставка товара осуществляется на склад Покупателя транспортом Поставщика и за его счет.

4.2. Днем исполнения Поставщиком обязательств по поставке товара считается дата получения товара Покупателем, что подтверждается соответствующей отметкой в ТТН о получении товара.

4.3.Товар сопровождается следующими документами:

- товарно-транспортной накладной;

- сертификатом качества завода изготовителя, копией ТУ или иным документом, подтверждающим качество поставляемого товара.

4.4. Сроки поставки: товар поставляется в срок 5 банковских дней с момента подписания протокола согласования цены по каждой конкретной заявке Покупателя, либо в срок указанный в спецификации.

4.5. В случае получения товара лицом, не являющимся работником Покупателя, которому в установленном законодательном порядке не может быть выдана доверенность на получение товара, к моменту отгрузки товара Покупатель обязан в письменной форме сообщить Поставщику следующие данные:

- наименование перевозчика

- регистрационные данные транспортного средства;

- ФИО водителя.

При прибытии автомобиля на загрузку, Поставщик обязан сверить полученные данные с фактическими и при их совпадении отгрузить товар этому лицу.

 

5..Ответственность сторон

5.1. В случае нарушения сроков поставки товара Поставщик уплачивает Покупателю неустойку (пеню) в размере 0,15% от стоимости товара, поставка которого просрочена, за каждый день просрочки.

5.2. В случае нарушения сроков оплаты товара, Покупатель уплачивает Поставщику пеню в размере 0,15% от стоимости неоплаченного товара за каждый день просрочки.

5.3. Покупатель при поставке товара, качество которого не соответствует условиям, предусмотренным настоящим договором, стандартам или иной нормативно-технической документации, вправе по своему выбору (в том числе в период гарантийного срока):

-    потребовать от Поставщика устранения недостатков товара в течении 5 календарных дней;

-   либо потребовать возврата уплаченной ранее денежной суммы в течении 5 календарных дней с момента получения требования (претензии) о возврате уплаченной суммы;

-  либо потребовать замены товара в течении 5-ти рабочих дней;

-   либо устранить недостатки товара за счет Поставщика, предварительно уведомив его об этом.

5.4. За пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонение от возврата, иной просрочки в их уплате при исполнении настоящего договора, виновная сторона уплачивает другой стороне проценты согласно ст. 366 ГК РБ.

5.5. В случае поставки товара ненадлежащего качества и нахождение его на складе Покупателя свыше 10 календарных дней с момента составления акта о приемке товара по качеству и количеству, Поставщик обязан уплатить Покупателю пеню в размере 0,1% от стоимости товара, находящегося на складе за каждый день хранения данных материалов.

5.6. При поступлении претензий от потребителей продукции, а так же в случае выхода из строя, выявлении скрытых дефектов в течении гарантийного срока с момента поставки товара более 10% от поставленной партии товара, вся партия товара признается бракованной (некачественной) и подлежит замене Поставщиком в течении 14-ти календарных дней с момента получения претензии.

5.7. В случае невыполнения Поставщиком пункта 5.6. настоящего договора в срок 14 календарных дней, Покупатель имеет право требовать у Поставщика возврата уплаченной суммы за всю поставленную партию товара с момента получения претензии о возврате уплаченных денежных средств.

5.8. Помимо уплаты неустойки (пени, штрафов) виновная сторона уплачивает другой стороне убытки (в полном объеме возместить Покупателю издержки по замене бракованного товара, возместить стоимость транспортных расходов, работ по демонтажу бракованного товара и работ по монтажу качественного товара, и т.п.).

 6. Форс-мажор

6.1.При наступлении обстоятельств непреодолимой силы, невозможности полного или частичного исполнения любой из сторон обязательств по настоящему контракту, а именно: пожара, стихийных бедствий, войны, военных действий любого характера, запрещения экспорта или импорта, блокады или других, независящих от сторон обстоятельств, срок исполнения обязательств отодвигается соразмерно времени, в течение которого будут действовать такие обстоятельства. Если обстоятельства будут продолжаться более трёх месяцев, то каждая из сторон будет иметь право отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по настоящему договору, и в этом случае ни одна из сторон не будет иметь права на возмещение другой стороной возможных убытков.

6.2.Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему договору, должна о наступлении и прекращении указанных обстоятельств немедленно известить другую сторону.

6.3.Надлежащим доказательством наличия указанных выше обстоятельств и их продолжительности будут служить справки, выдаваемые Торгово-промышленной Палатой РБ.

 7. Порядок урегулирования споров

7.1. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются «Положением о поставках в РБ» № 444 от 08.07.96.г. и действующим законодательством РБ.

7.2. При возникновении споров стороны будут стремиться к их урегулированию путем переговоров. Срок рассмотрения претензий 14 календарных дней с момента получения претензии. Если стороны не смогут прийти к обоюдному согласию, то дело передаётся в Экономический суд Гродненской области.

 8. Срок действия договора

8.1.Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до _____________ года.

8.2. Настоящий договор может быть расторгнут каждой стороной досрочно. Сторона, желающая расторгнуть договор, обязана уведомить другу сторону за тридцать календарных дней до предполагаемой даты расторжения. Договор считается расторгнутым в случае неполучения от другой стороны письменного возражения.

8.3.Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за нарушение его условий.

                                                       

                                       9. Дополнительные условия

9.1.Все изменения и дополнения в договор вносятся по соглашению сторон.

9.2.Изменения условий договора осуществляются путем заключения дополнительного соглашения.

9.3. Ни одна из сторон не имеет права передать третьему лицу свои права и обязанности по настоящему договору без письменного согласия другой стороны.

9.4. Договаривающиеся стороны признают, что документы, направляемые по факсимильной связи, имеют юридическую силу, при условии последующего обмена оригиналами в 30-ти дневный срок.

9.5. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу по одному экземпляру для каждой из сторон.

 

10. Юридические адреса сторон

  

Поставщик

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

_________________________

Покупатель

ОАО «Лидский завод электроизделий»

231300, г. Лида, ул. Фабричная, 4

Т/ф (01561) 23633, 21223, 20521

Р/с 3012266417012 в ЦБУ № 228 г. Лида ОАО

«Белинвестбанк», код 739 г. Лида Мицкевича 39

УНП 500021270 ОКПО 00214296

 

__________________/ ИОФ/                                    __________________/ ИОФ /